Das Büro als Raum für Kommunikation ‒ Gelebte Hospitality als Türöffner zu erfolgreicher Zusammenarbeit
- Dr. Joachim Gripp, Design Offices
- 2. Mai
- 7 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 6 Tagen
Dr. Joachim Gripp ist seit Anfang 2019 bei Design Offices und seit Mitte 2020 CEO. In dieser Rolle verantwortet der 56-Jährige die Geschäfte und Weiterentwicklung des deutschen Marktführers für flexible Arbeitslandschaften mit derzeit rund 50 Standorten in 15 deutschen Städten. Der promovierte Volkswirt war zuvor u.a. General Manager bei KFC Deutschland/Niederlande, COO bei Vapiano, Geschäftsführer bei Maredo und begann seine Laufbahn bei McKInsey & Co.
Von Führungskräften wird heute viel erwartet: Transformationen managen, Innovationen vorantreiben, Talente gewinnen und halten, Zusammenarbeit fördern – und all das unter zunehmendem Effizienzdruck und wachsender technologischer Disruption. Gleichzeitig verändert sich der Ort, an dem all diese Führungsaufgaben stattfinden, radikal: das Büro. Oder besser gesagt: die Idee vom Büro.
Aktuelle Daten von JLL zeigen, dass die Büroauslastung in den deutschen Großstädten zwar wieder bei durchschnittlich 72 Prozent liegt, gegenüber 63 Prozent im Vorjahr.¹ In Zeiten von Remote Work und Homeoffice steht das Büro als physischer Raum jedoch weiter auf dem Prüfstand. Laut einer Studie des Fraunhofer IAO aus 2024 etabliert sich hybrides Arbeiten zwar als fester Bestandteil der Unternehmenspraxis, dennoch besteht ein einheitliches Bekenntnis von Führungskräften und Mitarbeitenden zur Notwendigkeit gemeinsamer Teampräsenz, was sich auch unbedingt in der Gestaltung der Büroflächen widerspiegeln sollte.²
Was also ist der Zweck eines Büros in einer digitalisierten Arbeitswelt? Welche Rolle spielt es für Motivation, Kultur und Leistung? Und was würde passieren, wenn wir das Prinzip Hospitality – also die Haltung gelebter Gastfreundschaft – gezielt in unsere Arbeitswelt integrieren würden? Diese Fragen sind nicht kosmetischer Natur. Sie betreffen die DNA moderner Führung. Denn wer Menschen führen will, braucht Orte, die verbinden, stärken und Vertrauen ermöglichen. Räume, in denen Kommunikation nicht dem Zufall überlassen wird – sondern strategisch gestaltet ist.
Die Effizienzfalle: Warum wir Produktivität neu denken müssen
Viele Unternehmen versuchen, Produktivität weiter zu steigern, indem sie Prozesse straffen, Flächen reduzieren und KPIs fokussieren. Fast 30 Prozent der großen Unternehmen setzen auf Desksharing, um vorhandene Flächen optimal zu nutzen.³ Doch die Schraube der Effizienz lässt sich nicht endlos drehen. Im Gegenteil: Ein zu starker Fokus auf Kontrolle und Kosten kann Motivation, Innovationskraft und langfristige Bindung der Mitarbeitenden untergraben.
Führungskräfte müssen umdenken: Produktivität entsteht nicht allein aus Effizienz, sondern aus Engagement, Identifikation und kreativer Zusammenarbeit. Diese Faktoren brauchen Raum – im physischen wie im übertragenen Sinn.
Hinzu kommt der Aspekt der psychologischen Sicherheit. Mitarbeitende müssen sich in ihrer Arbeitsumgebung sicher fühlen, um offen Ideen auszutauschen, kreative Risiken einzugehen und produktiv zusammenzuarbeiten. Eine Umgebung, die Fehler als Lernchance begreift und eine Kultur des Vertrauens fördert, stärkt langfristig Innovationskraft und Teamdynamik. Das klassische Büro als reiner Ort der Präsenzarbeit hat ausgedient. Was entsteht, ist ein neuer Raumtypus: Die Fraunhofer IAO Studie zeigt, dass das Büro entscheidend ist für informellen Austausch, Wissensweitergabe und kreatives Arbeiten. Führungskräfte sollten diesen Wandel aktiv gestalten – und einen entscheidenden Erfolgsfaktor als strategischen Führungshebel nutzen: den Hospitality-Ansatz, der mehr ist als nur eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen.
Kommunikation ist kein „Soft Skill“ – sie ist Führungsaufgabe
Auch die Diskussion um Rückkehrpflichten oder vollständige Remote-Set-ups greift zu kurz. Die entscheidende Frage lautet: Was braucht produktive, kreative, selbstbestimmte Arbeit – und welchen Beitrag kann das Büro dazu leisten? Das Büro wird künftig nicht mehr für alle Aufgaben gebraucht – aber für die entscheidenden Momente der Zusammenarbeit. Es ist kein Ort der Kontrolle mehr, sondern ein Ort der Verbindung. Wer führen will, muss genau diese Verbindung ermöglichen – physisch, kulturell, emotional. In Zeiten dezentraler Teams, wachsender Komplexität und beschleunigter Märkte ist Kommunikation nicht einfach ein Begleitfaktor. Sie ist das Schmiermittel, das Strategie, Kultur und operative Umsetzung miteinander verbindet. Wo sie fehlt, entstehen Silos, Missverständnisse und Ineffizienz. Das Büro kann dabei als Bühne für Kommunikation wirken – wenn es richtig gestaltet ist. Führung bedeutet heute, Rahmenbedingungen zu schaffen, in denen Dialog, Feedback und gemeinsames Denken gefördert werden. Genau hier bietet der Hospitality-Ansatz neue Antworten. Ein freundlicher Empfangsservice, Netzwerken beim Barista-Kaffee, persönlicher Support bei der IT-Infrastruktur und ein kuratiertes Programm für Impulse und Austausch: das stärkt die Gemeinschaft und die Zugehörigkeit und ist ein absoluter Gamechanger.
‚‚Das klassische Büro als reiner Ort der Präsenzarbeit hat ausgedient‘‘
Hospitality im Büro als Wertbeitrag
In der Hotellerie ist Hospitality ein bewährtes Prinzip: Räume und Services werden so gestaltet, dass sie Menschen nicht nur beherbergen, sondern willkommen heißen, inspirieren und unterstützen. Übertragen auf die Arbeitswelt bedeutet das: Führungskräfte schaffen ein Umfeld, das Wertschätzung ausdrückt und darauf ausgerichtet ist, die Leistungsfähigkeit von Mitarbeitenden gezielt zu fördern. Dabei geht es nicht um einen „Kuschelkurs“ oder die Inszenierung von Arbeit als Event, sondern um eine neue Qualität von Arbeitsumgebung – mit dem Ziel, eine Kultur des Miteinanders und der Leistung zu etablieren. Das Büro wird zur Kommunikationsdrehscheibe und leistet damit einen zentralen Wertbeitrag. Ein Büro, das Kommunikation ermöglicht und fördert, wird zur zentralen Plattform für Wertschöpfung.
Kommunikation ist nicht nur Informationsaustausch – sie ist der Ursprung von Innovation, Problemlösung und Teamentwicklung. In hybriden Arbeitsmodellen gewinnt dieser Aspekt noch mehr an Bedeutung: Wer ins Büro kommt, kommt mit einem klaren Ziel – für Austausch, Zusammenarbeit und kreatives Arbeiten.
Führungskräfte sollten das Büro daher nicht als Infrastruktur, sondern als strategisches Führungsinstrument betrachten. Büro fördert Kollaboration, wenn es Raumkonzepte bietet, die spontane wie geplante Begegnungen erleichtern. Es stimuliert Kreativität, wenn es eigene Zonen für kreative Arbeit, Workshops, Ideation gibt. Ein Büro stärkt Identifikation, wenn es ein Umfeld bietet, das Werte, Kultur und Zugehörigkeit sichtbar macht.
Lernen von Flex Offices anstatt bei null anfangen
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre bestehende Bürofläche an moderne Arbeitskonzepte anzupassen. Räumlichkeiten sind meist über Jahre gewachsen und entsprechend strukturiert. Doch wie lässt sich daraus ein Büro mit einem Hospitality-Ansatz gestalten?
Der Wandel hin zu einer einladenden, flexiblen Arbeitsumgebung ist ein strategischer Lernprozess. Bedürfnisse und Anforderungen müssen zunächst identifiziert und in räumliche Strukturen übersetzt werden - was nicht trivial ist und hohe Kosten verursachen kann. Ein kompletter Umbau oder eine radikale Neukonzeption ist oft nicht der effizienteste Weg.
Denn es gibt ja bereits Möglichkeiten am Markt, Räumlichkeiten und Arbeitsumgebungen für seine Teams einfach zu testen. Flex Offices bieten ein dynamisches Werkzeug zur Gestaltung einer solchen Arbeitsumgebung, sie ermöglichen, verschiedene Arbeitsweisen und Raumkonzepte in der Praxis zu testen, ohne sich direkt auf eine langfristige und kostspielige Umgestaltung festzulegen. Anstatt starrer Arbeitsplatzlogik ermöglichen sie adaptive Raumnutzung – je nach Bedarf, Projektphase und Teamzusammensetzung. Durch den gezielten Einsatz von Flex Offices können wertvolle Erkenntnisse gesammelt werden, um das Büro in einen modernen, zukunftsfähigen Arbeitsort mit Hospitality-Charakter zu transformieren – ohne bei null anfangen zu müssen.
Flexibilität schafft Raum für Innovation und Kreativität
Ein zentraler Leitgedanke der Flex Offices ist: Der Raum muss sich an die Arbeit anpassen – nicht umgekehrt. Sie schaffen eine Umgebung, die sowohl soziale Interaktion als auch konzentriertes Arbeiten unterstützt, die sogenannten zonierten Arbeitsräume. Sei es durch den kreativen Austausch auf der Dachterrasse, fokussierte Meetings im „Meet & Move“-Raum oder Einzelarbeit an Rückzugsorten – die Möglichkeit, sich je nach Aufgabe und Bedarf den passenden Arbeitsbereich zu wählen, steigert Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Ein besonders wirkungsvolles Konzept ist die Bewegungsfreiheit innerhalb der Bürofläche. Sie schafft Flexibilität und ermöglicht es Teams, sich je nach Projektanforderung neu zu organisieren. Eine treffende Analogie dazu ist eine Sporthalle mit einem großen Rolltor, hinter dem vielfältige Ausstattungsoptionen zur Verfügung stehen. Mobile Wände, höhenverstellbare Tische auf Rollen oder diverse Sitzmöglichkeiten erlauben eine Arbeitsweise, die sich spontan an unterschiedliche Situationen anpassen lässt. Neben einer anpassungsfähigen Raumgestaltung spielt auch der gezielte Einsatz moderner Technologien eine wesentliche Rolle. Smarte Arbeitsplatzlösungen ermöglichen effiziente Kommunikation, erleichtern die Zusammenarbeit und unterstützen hybride Arbeitsmodelle.
Transformation zum Büroraum der Kommunikation
Ein Büro, das sich flexibel an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpasst, fördert nicht nur Kreativität und Innovationskraft, sondern trägt auch zur langfristigen Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber bei. In Zeiten des Fachkräftemangels ist Arbeitgeberattraktivität ein entscheidender Erfolgsfaktor. Büros werden zum echten Differenzierungsmerkmal: Orte, an denen man wegen der Atmosphäre, der Service-Unterstützung wie Empfang, IT gerne arbeitet und die Raum für Austausch und informelle Begegnungen bieten.
Im Zeitalter hybrider Arbeit und Künstlicher Intelligenz wird das Büro nicht verschwinden – es wird transformiert. Die damit verbundenen Veränderungen sind kein Projekt, es ist ein Lernprozess. Unternehmen, die diesen Wandel aktiv gestalten, schaffen einen echten Mehrwert: für Mitarbeitende, für das Unternehmen und für die eigene Führungswirkung. Hospitality ist dabei kein Luxus, sondern eine strategische Haltung. Wer Menschen willkommen heißt, wird von ihnen mehr bekommen: mehr Engagement, mehr Ideen, mehr Leistung. Das Büro als Raum für Kommunikation ist damit nicht nur ein Kostenfaktor – es ist eine Investition in Zukunftsfähigkeit.
Quellen:
¹ JLL, Return-to-Office, 2024
² Fraunhofer IAO, Studie Homeoffice Experience 3.0, 2024
³ Colliers, Studie Homeoffice und die Zukunft der Büros, 2024
CHECKLISTE
So schaffen Sie ein Büro, das Motivation, Kommunikation und Leistung fördert.
Ein Büro nach Hospitality-Prinzipien wirkt direkt auf Leistung, Motivation und Innovationskraft. Wer investiert, gewinnt: loyale Teams, bessere Ergebnisse – und eine starke Führungswirkung. Starten Sie mit einer ehrlichen Analyse. Setzen Sie dann gezielt auf Quick Wins: Verbesserungen in Atmosphäre, Services und Raumangebot. Und denken Sie strategisch: Das Büro ist Ihr Leadership-Tool im War for Talents und im Kampf um Innovation.
Strategisches Verständnis schaffen
Büro als Führungsinstrument begreifen – nicht als reinen Kostenfaktor
Hospitality als Haltung verankern – Wertschätzung, Antizipation, Serviceorientierung
Kommunikation als Schlüssel zur Produktivität priorisieren
Bedarfe der Mitarbeitenden verstehen
Regelmäßiges Feedback einholen: Was wünschen sich Mitarbeitende vom Büro
Analysieren: Welche Räume werden genutzt – welche nicht? Warum?
Unterschiedliche Arbeitstypen und Bedürfnisse berücksichtigen (Fokus vs. Teamarbeit)
Atmosphäre und Raumqualität optimieren
Licht, Akustik, Klima – verbessern Sie das Wohlbefinden spürbar
Ergonomische, flexible Möblierung für unterschiedliche Arbeitsmodi
Visuelle Identität des Unternehmens erlebbar machen – Kultur sichtbar gestalten
Kommunikation aktiv fördern
Zonen für spontane Begegnungen schaffen (z. B. Lounge, Coffee-Points)
Gezielte Räume für kreative Prozesse (Workshops, Innovationsräume)
Rückzugsorte ermöglichen – Balance aus Austausch und Fokusarbeit
Services als Wertschätzung etablieren
Empfang, IT-Support, Verpflegung: Exzellente Servicequalität bieten
Smarte Tools: Raum- und Arbeitsplatzbuchung digitalisieren
Individuelle Angebote: z. B. Fahrradstellplätze, Duschen, Lockers, gesunde Snacks
Kultur und Community aktivieren
Formate für informellen Austausch fördern (z. B. Frühstück, Lunch&Learn)
Team-Events, Netzwerk-Formate, offene Foren für Ideen
Beteiligung ermöglichen: Mitarbeitende gestalten Räume mit
Flexibilität ermöglichen – Kontrolle loslassen
Zonierte Flächen einrichten: Raum für Begegnung, Bewegung und konzentriertes Arbeiten einrichten
Raum nach Bedarf nutzbar machen – nicht starr zuweisen
Vertrauen fördern: Präsenz ist kein Leistungsnachweis
Hybrid-Work sinnvoll unterstützen – Büro als Mehrwertort positionieren
Erfolg messen und weiterentwickeln
KPIs definieren: z. B. Zufriedenheit, Nutzungsraten, Fluktuation, Innovationserfolg
Regelmäßige Evaluation: Was funktioniert? Was nicht? Was fehlt?
Agil bleiben: Büro als lernendes System begreifen
